Donnerstag, 14. November 2019

Lernen aus dem ersten Münchner Futurecamp – Digitalisierung nutzen für eine attraktive Stadtverwaltung

Antrag

Die Stadtverwaltung führt so schnell wie möglich folgende digitale Innovationen ein:

  • Eine “München-Cloud”, welche allen datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügt und damit eine Ablage auch sensibler Daten und Vorgänge ermöglicht.
  • Die E-Akte, also eine elektronische Akte anstatt der traditionellen Akten in Papierform, mit dem Ziel des papierlosen Büros.
  • Vereinheitlichung klassischer Personalprozesse, die bisher in verschiedenen Bereichen unterschiedlich gehandhabt werden (wie Urlaubsanträge) und Einführung einer E-Personalakte, welche über die “München Cloud” zentral verfügbar und von verschiedenen Stellen abrufbar ist (alle personalrelevanten Prozesse werden ausschließlich in diesem System geführt und bestehende Doppelstrukturen werden abgebaut).
  • Laptops statt PC-Arbeitsplätze als zukünftiger Standard, um mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen – in Kombination mit der unbürokratischen und unkomplizierten Ermöglichung von Home Office (mit mobilen Endgeräten und einfachen Zugangsverfahren wie VPN-Tunnel zum uneingeschränkten Zugang und zu allen wichtigen städtischen Services, Daten und Programmen).
  • Software-Roboter (Robotic Process Automation), durch die etwa Daten aus E-Mails ausgelesen und automatisch in die dafür vorgesehene Anwendung eingefügt werden (z.B. bei Krankmeldungen per E-Mail).

Begründung
Am 7. Juli 2018 hat die Stadtverwaltung das 1. FutureCamp (in Form eines BarCamp) organisiert. Dazu wurden 250 Auszubildende und Studierende der Landeshauptstadt München eingeladen, um über die attraktive Zukunft der Stadt München zu diskutieren (>>>hier). Die beeindruckenden Ergebnisse wurden unter Mitwirkung von drei Auszubildenden am 26. September im IT-Ausschuss vorgestellt.
In einem der Vorträge hat eine junge Auszubildende das klare wie bestechende Motto ausgegeben: “Jetzt einfach machen!”. Dem sollten die Stadt München folgen und statt jahrelanger Prüfschleifen und Bedenkenträgereien wichtige Innovationen für die Digitalisierung der Stadtverwaltung so schnell wie möglich auf den Weg bringen. Die digitale Stadtverwaltung des 21. Jahrhunderts ist papierlos, mobil, effizient und gerade für junge Beschäftigte attraktiv und zeitgemäß. Schnelligkeit, Effizienz und Kostenreduzierung werden mit einem attraktiven Arbeitsumfeld verbunden. Um dies Zielbild zu erreichen und mit modernen Standards in der Privatwirtschaft auf Augenhöhe zu sein, muss man Visionen jetzt angehen.
Viele Hersteller von Softwareprodukten, wie z.B. SAP, setzen mittlerweile vollständig auf Cloudlösungen. Wenn der Endkunde jedoch technisch nicht in der Lage ist, eine eigene Cloudumgebung bereit zu stellen, wird es schwierig mit solchen Softwareprodukten weiterhin zeitgemäß zu arbeiten. Eine eigene Cloud macht die Stadt unabhängig von Online-Dienstleistern wie Dropbox & Co. Die Stadt kann hier ihre eigenen Datenschutzregeln durchsetzen und muss sich nicht juristisch mit internationalen Großkonzernen herumschlagen. Eine eigene Cloud bietet zudem viele Vorteile für die Beschäftigten. Ihre eigenen Daten sind jederzeit verfügbar und können von jeden möglichen Ort abgerufen werden. Software kann so in die Cloud eingebunden werden, dass auch von mobilen Endgeräten alle Services jederzeit nutzbar sind und die Beschäftigten vollen Zugriff auf ihre normale Arbeitsumgebung haben.
Damit verbunden bringt die Einführung einer E-Akte und einer E-Personalakte große Vorteile. Bisher werden die meisten Verwaltungsvorgänge händisch und oftmals noch in Papierform angelegt. Wenn ein Arbeitsschritt einer Verwaltungseinheit beendet ist, wird die Akte an die nächste Einheit weitergereicht. Dieses Verfahren ist aufwendig und sehr zeitintensiv. Die E-Akte und die E-Personalakte ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Stellen zur gleichen Zeit. Sie verringern den Arbeits- und den Ressourcenaufwand (Papier, Druckertoner etc.), sind immer verfügbar. Änderungen lassen sich jederzeit nachvollziehen und die E-Akten sind redundant speicherbar und können somit nicht verloren gehen. Für den Bereich der E-Personalakte gilt es strenge Datenschutz- und Sicherheitsregeln zu konzipieren um wirklich nur jenen Menschen Zugriff auf diese Akten zu gewähren, die diesen Zugriff auch unbedingt (z.B. für die Lohnkostenabrechnung) benötigen.
Um der gesamten Stadtverwaltung die Möglichkeit des mobilen Arbeitens zu eröffnen, wird die Einführung von Laptops anstelle von klassischen stationären PCs forciert. Zusammen mit entsprechenden Dockingstations und Bildschirmen an den Arbeitsplätzen kann der gleiche Komfort wie bei einem stationären PC erreicht werden, jedoch kann der Rechner überall hin transportiert werden. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, das Home Office bzw. das Arbeiten von unterwegs auszubauen und damit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und zur Flexibilisierung von Arbeitsabläufen beizutragen. Gerade für jüngere Beschäftigte der Stadt ist es oftmals nicht nachvollziehbar, wieso die LHM derzeit noch so stark auf starre Arbeitsplatzlösungen und weniger auf Mobilität fokussiert ist.
Durch die Einführung von Software-Robotern, also kleinen Programmen, können bestimmte, immer wiederkehrende einfache Arbeitsabläufe vom Mensch auf die Maschine übertragen werden. Dies betrifft v.a. sehr zeitintensive Abläufe die jeden Tag anfallen und händisch von einem Programm in ein anderes übertragen werden müssen (z.B. per E-Mail eingegangene Krankmeldungen, die in verschiedene Personalverwaltungsprogramme einzutragen sind). Softwareroboter arbeiten autark und können solche Arbeitsschritte schnell und fehlerfrei bewältigen. Jeder Arbeitsschritt kann dokumentiert und nachvollzogen werden, es bleibt also im Fehlerfall immer eine Kontrollmöglichkeit. Das Personal wird durch solche kleinen Helfertools entlastet und kann sich mit mehr Energie und Zeitressourcen komplexeren Aufgaben widmen.

Fraktion Die Grünen-rosa liste
Initiative:
Florian Roth
Anna Hanusch
Anja Berger
Mitglieder des Stadtrates

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